Carta Comercial

 Exemplo/modelo de uma carta comercial

Livro de estilo

Ao Estruturar a carta

·         Letra: Arial 12

·         Espaçamento: simples

·         Texto: justificado

·         Margens: 3cm x 3cm x 3cm x 3cm

• Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa:
• Logótipo (optativo)
• Nome completo da empresa
• Breve identificação da atividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )
• Morada
• Contactos (telefone, fax)
• Data: escreve-se exatamente por baixo do cabeçalho
• Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha:
• Nome
• Título ou cargo
• Morada
• Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.
• Saudação: escreve-se sempre à esquerda.
• Corpo da carta
• Despedida: escreve-se à esquerda e compõem-se:
• do nome completo da pessoa que escreve,
• do seu título ou cargo,
• da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.

Ao Escrever a carta

• Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.

• O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito:
• Explique as vantagens do serviço/produto/projeto que está a promover.
• A sua carta terá mais sucesso se focar os aspetos positivos e não os negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas:
• Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";
• Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";
• Comece com Acão e não com pedidos de desculpa ou explicações;
• Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;
• Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque);
• Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.
• Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.

• Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.

• Erros a não cometer:
• Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa;
• Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e diretos;

• Ideias-chave para uma carta eficaz:
• Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara e direta possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do destinatário.
• A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função.
• Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir

Modelos do Office
Para algumas tipologias de carta existem diferentes manuais e recursos online, selecionei os seguintes:
Para Reclamar
Cartas tipo da Deco/Proteste
Uma Brochura da Deco
Para outros fins
Um manual de Filipe Coelho (em várias línguas)

O site Pmelink disponibiliza um conjunto de recursos e de manuais, entre eles um manual de Como elaborar uma carta comercial com eficácia.